Predstavlja poslovnu aplikaciju sa skupom jedinstvenih funkcionalnosti koje se na jednostavan način mogu prilagoditi specifičnostima poslovanja svake poslovne organizacije
Zamenjuje, objedinjuje i unificira rad postojećih pisarnica tako što obavlja ekspediciju pisanih i elektronskih pošiljaka na isti način. Koristi se elektronski delovodnik i parametri zavođenja prilagođeni korisniku, kao i načini dostave ka krajnjem odredištu na načine kako to propisuje unutrašnje poslovanje organizacije. Na pozicijama zavođenja dokumenata, moguća je aktivacija brzih skenera za digitalizaciju papirne dokumentacije. Primenljiva je i LDAP integracija, kao i one sa postojećim bazama klijenata u drugim aplikacijama (ERP). Omogućeno je i kreiranje posebnih izveštaja/formi važnih za pisarnički rad (Ekspediciona knjiga, Prijemna knjiga pošte, Delovodnik i dr.).
Protok računovodstvenih isprava se obrađjuje na poseban način, uz poštovanje novih zakonskih propisa, ali i specifičnosti rada same organizacije. Obrada ulaznih i izlaznih eFaktura je posebno prilagodljiva integracijom posebnih eMail naloga za automatski prijem i slanje, povezivanjem sa računovodstvenim ili ERP programima, automatsku isporuku dokumenata putem posebnih WEB portala i sl. Takođe, kreiran je i proces automatizacije obrade eFaktura sa statusima zavođenja, delegiranja, provere, te vraćanja neispravnih dokumenata, odobravanja i plaćanja. Takvim pristupom, uprava može pratiti statuse obrade u svakom trenutku.
Savremeno poslovanje, kao i sam Zakon, elektronsku poštu smatra zvaničnom i obavezujućom poslovnom komunikacijom. Iz tog razloga, NGO ima mogućnost da, po želji i specifičnosti rada svake organizacije, željenu dolaznu, odlaznu ali i internu elektronsku poštu, automatski zavodi u eDelovodnu knjigu, obrađuje i arhivira kako bilo koji eDokument. Pri tome se samo “telo” mejla i svaki “atačment” parsira u poseban dokument, koji se zasebno zavodi i arhivira pojedinačno, ali i kao deo celokupne e-mail poruke. Ovo rešenje je jedinstveno na celokupnom tržištu DMS programa u Srbiji.
Program je u potpunosti prilagođen radu sa daljine. Dostavljanje i pristup dokumentima, odnosno informacijama o fizički pristigloj dokumentaciji, namenjenoj određenim sektorima ili pojedincima, izvršava se kroz samu aplikaciju, uz kreiranje hijararhije pristupa. Moguće je kreirati i linearne tokove pregleda dokumenata sa integrisanim pravima i obavezama. Dostavljanje odlaznih dokumenata i pošiljki je takođe moguće automatizovati u pisarničke procese sa delovodničkim zavođenjem, praćenjem toka dostave i arhiviranjem.
NGOffice ima svoj poseban deo koji se brine samo o arhiviranju svih odlaznih, dolaznih i internih oficijalnih dokumenata i informacija. Fizički, eArhiva predstavlja poseban računarski resurs na kome se primenjuju posebne bezbedonosne norme funkcionisanja i zaštite. Osim konačno odloženih dokumenata, eArhiva beleži i obezbeđuje pristup i svim ostalim statusima obrade pojedinih dokumenata, još dok su u fazi prolaska kroz procese dostave. Pristup arhiviranim dokumentima je zaštićen i ograničen posebnim pravima korisnika, a način pronalaženja je olakšan kroz upotrebu više filtera i pretraživanja, po više od 10 parametara svakog dokumenta.
U skladu sa savremenim uslovima poslovanja, ali i velikog poslovnog rizika u slučajevima eventualnog uništenja ili zloupotrebe ovakve baze podataka, primenjene norme informacione bezbednosti u NGO aplikaciji su veoma visoke. Sama instalacija aplikacije se izvršava na serveru u vlasništvu poslovne organizacije, što joj omogućava potpunu kontrolu pristupa i primenu HW/SW zaštite. Moguće je pokrenuti različite modele Back-up-a i Recovery-ja podataka u skladu sa lokalnim standardima organizacije. Održavanje aplikacije može biti u potpunosti predato stručnim licima organizacije, ali se može i organizovati kroz poseban SLA ugovor sa našom kompanijom.