NG Office je izradjen i funkcioniše na načine da poštuje, izvršava i prati sve zakonske promene.
Svaka od funkcionalnosti našeg programa ima potporu u zakonu kao i u iskustvu iz dikretnih primena.
Status, izrada i način upotrebe eDokumenta se definiše osnovnim Zakonom o elektronskom dokumentu ("Sl. glasnik RS", br. 51/2009) koji, po ovom pitanju, nije u mnogome izmenjen u međuvremenu objavljenim, novim Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju ("Sl. glasnik RS", br. 94/2017). Pored toga, niz drugih zakona i propisa je u međuvremenu načine i obaveze korišćenja eDokumenta ozvaničavao i direktno i operativno koristio.
Prateći sve navedene propise, uz bogato iskustvo direktne primene i posledice po poslovanje, naša aplikacija je u svoj modus funkcionalnosti uklopila sve varijante, ograničenja i mogućnosti.
Krajnji rezultat je njen otvoren model funkcionisanja, koji se može prilagoditi svim varijantama prilagođenja modelu rada pojedine organizacije, uz poštovanje i izvršenje zakonskog okvira.
Organizacija pisarničkog rada je pitanje koje pravno obrađuju više pravnih propisa, gde su osnovni pravni okviri opšte poznati. Prilagođenje funkcionisanja ove administracione celine uslovima rada sa elektronskim dokumentima, eFakturama, poslovnom elektronskom poštom i drugim zvaničnim oblicima poslovne prepiske je izazov. Osnova je u prilagođenju potrebama organizacionog funkcionisanja date organizacije.
Pravni okvir koji to ozvaničava je detaljan i jasan interni akt u obliku Pravilnika o kancelarisjkom poslovanju, gde bi pisarnički rad bio objašnjen i opisan. U ovom smislu, naš NGOfiice daje informatičke alate za efikasan rad Pisarnice na elektronski način, a na svakoj organizaciji je da nivoe i načine korišćenja tih alata samostalno izabere i koristi.
Delovodna knjiga, kao centralni i inicijalni registar protoka poslovne korespodencije, ima svoje ograničenje u primeni samo na dokumentima u papirnom obliku (delovodni pečat, broj, zavođenje u Knjigu).
Rastući broj elektronskih poslovnih dokumenata nemaju svoju validnost u papirnoj varijanti. Da bi se te dve pozicije pomirile i operatizovale, jedini je način u uvođenju eDelovodnika kao programa koji pri elektronskom zavođenju, eDokumentu i/ili digitalizovanom papirnom dokumentu, pridodaje jedinstveni eDelovodni broj upisujući ga u eDelovodnu knjigu.
U skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju, Delovodna knjiga može biti u eObliku uz uslov kreiranje papirne verzije (printanja) za najviše 3 meseca unazad.
NGOffice, digitalizujući proces zavođenja dokumenta, koristi sve parametre iz standardne Delovodne knjige i ispunjava sve varijante ekspedicije pošiljki svih tipova uz puno beleženje izvršenja.
Do sada sprovedena digitalizacija poslovanja je u najvećoj meri zastupljena u finansijsko-računovodstvenim poslovima. Pored sve veće upotrebe elektronskog postupanja u finansijsko-poreskom sistemu, novi Zakon o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 44/2018) dodatno uvodi i razjašnjava širu primenu eRačunovodstva. Očigledno je da se ide ka punoj digitalizaciji računovodstvenog procesa, a prvi korak je najavljena eksluzivnost primene eFakture. Sama izrada, primena i promet eFakture se zakonski oukviruje, te direktna primena u svakodnevnom poslovanju postaje jednostavnija.
Takođe, novi zakon defniše i mogućnosti eArhiviranje računovodstvenih isprava, što dodatno daje mogućnosti povećanja efikasnosti rada finansijskim i admninistracionim službama.
Znajući sve to, naša NGOffice aplikacija poseduje poseban modul namenjen upravo obradi elektronskih i digitalizovanih računovodstvenih isprava. Integrisani proces predviđa obradu i Ulazne i Izlazne dokumentacije, interne procese obrade i odobravanja ali i direktne integracije sa računovodstvenim i ERP programima.
Izmenama i dopunama zakona o privrednim društvima ("Sl. glasnik RS", br. 44/2018) je uvedena obaveza APR do-registracije osnovnih podataka organizacije oficijalnom adresom elektronske pošte. Time se ova adresa izjednačila po oficijalnosti sa fizičkom, PTT, adresom oragnizacije. Ovo postupanje daje punu oficijalnost elektronskoj poslovnoj prepisci, što prouzrokuje i potrebu oficijalne obrade poslovne prepiske putem ePošte. Dodatno, validnost elektronske pošte postoji samo u eObliku (čuvanje isprintanog “tela” mejla nema validnost), te je potrebno istu obraditi i arhivirati u originalnom eObliku.
U skladu s time, NGOffice ima mogućnost obrade, delovodnog zavođenja, procesuiranja i arhiviranja Ulaznih, Izlaznih i Internih i-mejlova uz nezavisno beleženje svih delova elektronske pošte (“telo” i “atačmenti”).
Pitanje poslovne i pravne opravdanosti i upotrebe eArhive umesto standardne papirne arhive je, u sadašnjem trenutku, najkompleksnije. Zakonodavac još uvek nije sasvim zamenio pravnu snagu starog Zakona o arhiviranju iz 1996.godine, te postoji određeni broj kontradiktornosti pri pokušajima operativnog postupanja. Uredba o bližim uslovima za pouzdanu pripremu dokumenata za elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje ("Sl. glasnik RS", br. 86/2018), kao i novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020), doneli su pojedina razjašnjenja, ali se pravilno postupanje ipak svodi na kreiranje internih akata organizacije i to: Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, Listu kategorija Dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i Opšti akt o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
Dodatno, funkcionalno i bezbedonosno, informatički sistem eArhive mora biti usklađen sa Zakonom o informacionoj bezbednosti ("Sl. glasnik RS", 6/2016, 94/2017, 77/2019), kao i sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti ("Sl. glasnik RS", 87/2018), u slučaju da organizacija raspolaže s takvim bazama podataka. Uređenje, funkcionisanje i organizacija rada modula eArhiva u našoj NGOffice aplikaciji su u potpunosti postavljeni na ovim principima.