Digitalna transformacija u praksi
eOtpremnice i ePrijemnice u okviru NG Office DMS sistema
Digitalizujte proces otpreme robe uz potpuno integrisano rešenje koje omogućava izdavanje, slanje i čuvanje elektronskih otpremnica direktno iz NG Office sistema.
eOtpremnice
Zakon o elektronskim otpremnicama („Službeni glasnik RS“, br. 94/2024) uvodi obaveznu primenu centralizovanog sistema elektronskih otpremnica od 1. januara 2026. godine, sa punom primenom od oktobra 2027. godine. Ovim propisom započinje nova faza digitalizacije u oblasti praćenja i kontrole prometa dobara u Republici Srbiji.
U skladu sa novim zahtevima, naš NG Office DMS sistem sada uključuje napredni modul za eOtpremnice i ePrijemnice, koji omogućava potpuno digitalno upravljanje procesom isporuke i prijema robe — od trenutka kreiranja i slanja dokumenta, do potvrde prijema i bezbednog arhiviranja.
Prednosti rešenja
Ključna vrednost našeg modula leži u direktnoj integraciji sa SeOP sistemom i potpunoj sinhronizaciji sa postojećim ERP rešenjima i poslovnim platformama. Na taj način se obezbeđuje automatizovana razmena podataka, bez potrebe za ručnim unosom ili promenom postojećih procesa.
Rezultat je potpuno digitalizovan, efikasan i zakonski usklađen proces, koji smanjuje administrativne troškove, eliminiše mogućnost grešaka i omogućava potpunu sledljivost dokumenata u realnom vremenu.
Ključne funkcionalnosti
Direktna integracija sa SeOP sistemom i ERP softverima
Automatski prijem, obrada i slanje eOtpremnica i ePrijemnica.
Automatizovana razmena podataka
Komunikacija bez ručnog unosa i rizika od grešaka.
Interna kontrola i odobravanje
Pregled, verifikacija i potvrda dokumenata u skladu sa internim procedurama korisnika.
Praćenje statusa i toka dokumenata
Transparentan uvid u svaki korak, sa preciznim beleženjem vremena i izvršilaca.
Generisanje ePrijemnica
Automatsko kreiranje potvrda o prijemu robe po kvalitativnim i kvantitativnim parametrima.
eArhiviranje
Bezbedno čuvanje dokumenata u skladu sa zakonskim propisima, uz napredne mogućnosti pretrage i izveštavanja.
Proces za kupce
Naš DMS sistem automatski preuzima i šalje sve eOtpremnice i ePrijemnice preko SeOP sistema, beležeći sve promene statusa i izvršioce u realnom vremenu. Svaki primljeni ili izrađeni dokument se automatski zavodi i arhivira u sistemu, dostupan ovlašćenim licima u PDF ili XML formatu.
Integracija sa bazama ponuda, porudžbenica i ugovora omogućava potpunu kontrolu i poređenje sa ugovorenim uslovima. Sistem omogućava delegiranje dokumenata na različite sektore i odeljenja u skladu sa internim procedurama organizacije.
Nakon završetka procesa kontrole i prijema robe, DMS automatski kreira izlaznu ePrijemnicu kojom kupac potvrđuje prijem i očekuje potvrdu od strane prodavca. Po završetku procesa usaglašavanja, podaci se automatski prenose u robno-materijalno knjigovodstvo.
Proces za prodavce
Naš tim poznaje zakonski sadržaj i strukturu eOtpremnice, čime omogućavamo jednostavnu pripremu i slanje dokumenata kroz NG Office DMS. Sistem automatski kreira XML i PDF dokumente na osnovu jednostavne CSV/Excel forme, što omogućava lako pregledanje i dodavanje priloga pre slanja na SeOP portal.
Sve poslate eOtpremnice se delovodno i arhivski zavode, a originalni dokumenti preuzimaju sa SeOP sistema radi uvida ovlašćenih korisnika. Sistem omogućava storniranje, praćenje prijema i statusnu kontrolu u realnom vremenu — od trenutka kada kupac započne fizički prijem, do konačnog usaglašavanja.
Ulazne ePrijemnice se automatski preuzimaju sa SeOP sistema i prikazuju u objedinjenu listu. Korisnici mogu izvršiti službeno izjašnjavanje o prihvatanju dokumenta, što rezultira konačno usaglašenom ili odbijenom eOtpremnicom.
